בין  לקוחותינו

Show More

מפיקי כנסים עסקיים, מה תפקידם וכיצד עושים זאת נכון

בין אם אתם בעלים של עסק ובין אם אתם מנהלים עסק או שמוניתם על ידי ההנהלה להפיק אירוע עסקי, יש לכם לא מעט עבודה. אבל במקום לעשות את זה לבד, במקום לשבור את הראש ולהתרוצץ מנותן שירות אחד לשני, אתם יכולים למצוא מפיקי אירועים עסקיים שיעשו את זה עבורכם במקצועיות ויורידו לא מעט טרדות מעל לראשכם. מפיקי אירועים לחברות ולעסקים הם בעלי ניסיון רב, יש להם את הקשרים הדרושים והם יכולים להשיג מחירים טובים יותר. אז הנה שלב אחרי שלב, איך מפיקי אירועים מפיקים אירוע עסקי, ואיך עושים את זה בצורה נכונה.

השלב הראשון - הבנת הקונספט וקבלת תקציב.

בשביל להפיק את האירוע או לבצע הפקת כנסים בצורה הטובה ביותר צריך להתחיל עם הבנת הקונספט שלו, מה הוא אמור להשיג ומי יהיו המשתתפים באירוע, אילו תכנים הוא אמור לכלול ומה צריך להיות בו. איך עושים את זה? עושים את זה בשיחה פתוחה עם מנהלי העסק או עם נציגים שלו, שקודם כל מסבירים מהו העסק, מה הוא עושה ואת מי הוא משרת ולאחר מכן מה האירוע אמור להשיג. האם הוא מיועד למשקיעים ואמור להיות בעיקר מרשים? האם הוא מיועד לעובדים ואמור להיות בעיקר חווייתי? אולי הוא בכלל מכוון לגיוס לקוחות ואמור להיות בעיקר "מוכר"? חשוב להבין מה הוא אמור לשדר ואל מי הוא אמור לפנות בשביל שאפשר יהיה להתקדם. במקביל, מפיקי האירוע יקבלו תקציב ממזמיני האירוע, בשביל שהם יידעו מה יש להם ועם מה הם אמורים לעבוד.

השלב השני – בחירת מיקום

לוקיישן לוקיישן לוקיישן, זה אולי הדבר החשוב ביותר והשלב הבא אחר הבנת הקונספט של האירוע. למה רק אחרי? כי בחירת המקום נוגעת לאופי שלו, כך לדוגמא אם הוא אמור להיות אירוע קליל, יכול להיות שהוא יכול להתקיים גם תחת כיפת השמיים. אם הוא אמור להיות רשמי יותר, הוא צריך להיות במקום סגור. בחירת המיקום נוגעת גם למקום מגוריהם של מרבית המוזמנים לאירוע או למיקום החברה, והמיקום צריך להיות כזה שיהיה נוח להגיע אליו ויהיה קל להשתתף באירוע.

השלב השלישי – תכנון מדוקדק

ביצוע מושלם חייב להתחיל עם תכנון מדויק. לא סתם חברת הפקות אירועים עושה את מה שהיא עושה וטוב יותר מאנשים פרטיים. היא תתכנן כל פרט ופרט באירוע ותחשוב על דברים שהאדם הפשוט בטוח לא יחשוב עליהם, היא תמצא פתרון לכל עניין הרבה לפני האירוע עצמו בכדי שלא להגיע למצב של מציאת פתרונות ברגע האמת. תכנון מדוקדק הוא המתכון להצלחה, רישום של כל דבר ודבר ודאגה ליישום שלו.

השלב הרביעי – נותני שירות בתחום האוכל

לא משנה איזה אירוע זה, הוא צריך להיות עם אוכל והאוכל צריך להיות טוב. אוכל טוב הוא לא משהו ששוכחים, והוא צריך להיות כמובן בהתאם לקונספט של האירוע. כך לדוגמא אם האירוע הוא בסגנון כפרי, צריך למצוא קייטרינג שמספק אוכל חלבי או כזה שמתאים לאירוע. אם האירוע מכוון למשקיעים ולבעלי הון, אולי כדאי לחשוב בכיוון של קייטרינג שמציע אוכל יוקרתי. חברת ההפקות תבחן את הצרכים ואת הרצונות ותדאג שיוגש אוכל טעים שמתאים לקונספט של האירוע.

לכל המידע אודות הפקת כנסים >> לחצו כאן

השלב החמישי – מציאת נותני שירות נוספים

חברת הפקות אירועים תמצא בשלב הבא נותני שירות נוספים. אלו נותני שירות בתחום ההגברה, הטכנולוגיה, המוזיקה, העיצוב וכל מה שמסביב. לכל חברת הפקות יש רשימה מסודרת של נותני שירות והיא יודעת מי מתאים יותר ולאיזה אירוע, יש לה טווחי מחירים כך שהיא יודעת מראש למי לפנות בהתאם לתקציב ובסופו של דבר חשוב לזכור שלנותני השירות הללו יש יותר מחויבות להצלחה לחברת ההפקות מאשר לאנשים פרטיים מהסיבה הפשוטה – לקוחות פרטיים הם חד פעמיים (למרות שהם ממליצים אחד לשני) לעומת חברת הפקות שכשהיא מרוצה מנותן שירות מסוים היא מספקת לו עוד ועוד עבודה.

 

השלב השישי – החלטה על תכנים

פה יש מעורבות מלאה של מזמיני האירוע. הם מקבלים המלצות מחברת ההפקות והם אלו שמחליטים מה יהיו התכנים באירוע וחברת ההפקות רק תומכת באותם תכנים (מקרן, תאורה ספציפית וכדומה)

שכירת שירותיה של חברת הפקות באירוע עסקי מכל סוג שהוא היא הדבר החכם לעשות. אומנם חברת הפקות לא עובדת בחינם וגובה את שכר הטרחה שלה, אך מצד שני, יש לה קשרים עם נותני שירות רבים והיא מקבלת מחירים נמוכים משמעותית יחסית לאנשים פרטיים. היא יודעת אם מי כדאי או לא כדאי לעבוד והיא תעשה הכול על מנת שהאירוע יהיה מוצלח במיוחד.

אולי יעניין אתכם גם: ארועי יוקרה I הפקת אירועים לחברות הייטק

Whatsapp-Icon.png